En dos recientes sentencias de fechas 4 y 13 de octubre de 2022 el Tribunal Supremo ha dictaminado, confirmando su doctrina, que no es el empleado, sino la empresa, el obligado a demostrar que los importes abonados en concepto de dietas se corresponden con desplazamientos reales aunque el empleado sea el administrador de la empresa.
La Ley del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas prevé con carácter general que las dietas y asignaciones para resarcir los gastos de locomoción, de manutención y de estancia en que incurre el trabajador están sujetos a gravamen, si bien se exceptúan aquellos que en definitiva no retribuyen el trabajo del empleado, sino que vienen a suplir o indemnizar los gastos que a éste se le irrogan en el desarrollo de su trabajo.
El Tribunal señala que la norma general es el pagador (la empresa) el que debe acreditar el día y lugar del desplazamiento así como su vinculación con la relación laboral de la que se obtiene los rendimientos, no pudiendo exigir la Administración al contribuyente documentos que están en su posesión por facilitárselos el pagador, ya que el contribuyente no asume más deber que cumplimentar su declaración aportando los certificados expedidos por la empresa, que de no resultar suficientes para la Administración para determinar la regularidad de las cantidades abonadas en concepto de dietas deberá dirigirse al empleador para que pruebe la realidad del desplazamiento y su vinculación con la actividad.
En el procedimiento de gestión tributaria que terminó con las liquidaciones impugnadas el trabajador siempre fue considerado como la persona natural que había percibido las dietas, al punto de que fue a él y no a la sociedad que administraba a quien se exigió aquella justificación. Además, en ningún momento se le dio noticia de que pudiera ser un extremo relevante para acreditar el presupuesto de hecho de las dietas su condición, además de perceptor, de administrador de la entidad pagadora.
Para la Administración, en su condición de administrador de la empresa el contribuyente no solo organizó el trabajo, sino que tenía acceso a la documentación entregada a la sociedad para hacerle el reintegro de los gastos asumidos en sus desplazamientos.
El Tribunal rechaza esa argumentación señalando que el mero hecho que el perceptor de las dietas en la empresa pagadora sea también su administrador no permite alterar las reglas esenciales de distribución de la carga de la prueba en la materia que determinan que no sea al empleado al que corresponde probar la realidad de los desplazamientos y gastos de manutención y estancia, sino que la Administración, para su acreditación, deberá dirigirse al empleador en cuanto obligado a acreditar que las cantidades abonadas por aquellos conceptos responden a desplazamientos realizados en determinado día y lugar, por motivo o por razón del desarrollo de su actividad laboral.
Esa circunstancia por si sola no es suficiente, pero puede influir en casos concretos atendiendo al contenido de los requerimientos efectuados, si en los mismos se indica la condición en que tales requerimientos se dirigen al perceptor, el conocimiento por el interesado de la relevancia de su condición de responsable de la empresa a efectos de contestarlos y la constatación de las específicas funciones que ostenta el perceptor de la dieta en la entidad y su relevancia a la hora de tomar las decisiones correspondientes sobre la necesidad de los desplazamientos.
Lo que no es ajustado a derecho es efectuar el requerimiento al interesado como persona natural y con ocasión de la comprobación de su impuesto sobre la renta de las personas físicas y, después, manifestar que no es suficiente la acreditación porque al ser administrador de la empresa pagadora debió aportar más datos de los que legal y reglamentariamente le son exigibles como sujeto pasivo del tributo.