En su reciente sentencia de fecha 22 de abril de 2026, el Tribunal Supremo ha confirmado la anulación de la decisión de una empresa de imponer a sus empleados la utilización de una herramienta digital como único medio para las consultas de nómina y entrega de documentación (partes de baja, justificantes de ausencia, excedencias, anticipos y solicitudes similares), deshabilitando las direcciones de correo electrónico y la atención presencial que hasta ese momento se usaban para la comunicación y entrega de documentación al departamento de Recursos Humanos.
La herramienta digital implantada no permitía adjuntar desde los ordenadores corporativos documentación justificativa a las solicitudes o incidencias y las reglas de la empresa no permitían pasar el control de acceso con bolsos, mochilas, carteras, tabletas o cualquier tipo de almacenamiento de datos.
Aunque se podía entrar en la empresa con el teléfono móvil, estaba prohibido su uso en las salas de producción, pudiéndose utilizar en las áreas de descanso y pasillos durante los descansos. Igualmente, estaba prohibido sacar del puesto de trabajo cualquier papel o soporte electrónico (CD, disco duro, memoria USB...) que pueda almacenar cualquier tipo de información salvo autorización y notificación en el control de seguridad.
Los trabajadores no podían subir documentación directamente a la herramienta digital y tenían que solicitar a su mánager que lo haga y la operación se realiza a través del teléfono personal.
Por varios sindicatos se impugnó la decisión empresarial, dando lugar a que la Audiencia Nacional declarara el derecho de los trabajadores a remitir a la empresa los partes de baja, justificantes de ausencia, excedencias, anticipos y solicitudes similares a través de cualquier medio válido en derecho, incluido el correo electrónico y los canales presenciales.
Para la Audiencia Nacional la instauración del nuevo sistema como única fórmula de comunicación no facilitaba, sino que dificultaba y restringía de forma evidente tanto las posibilidades de comunicación con recursos humanos, como la gestión y resolución rápida y eficaz de las incidencias que se producen.
La tramitación de las solicitudes a través de la herramienta digital dio lugar a incidencias y retrasos en la respuesta a las peticiones efectuadas, siendo el tiempo medio de respuesta de 14 a 17 días lo que afectaba a la resolución de las solicitudes, sobre todo en aquellas que requieren celeridad (permisos de conciliación o de carácter inmediato).
La empresa reclamó al Tribunal Supremo argumentando que su decisión estaba amparada en el poder de dirección de empresa reconocido en el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores.
El Tribunal Supremo desestima el recurso de la empresa señalando que la sentencia de la Audiencia Nacional no niega la facultad empresarial para implantar la herramienta reconociendo que el poder de organización y dirección del empresario permite adaptar las formas de comunicación de los trabajadores con la empresa a través de nuevas fórmulas adaptadas a las nuevas tecnologías, al objeto de facilitar una comunicación bidireccional rápida y eficaz, pero que su imposición como única fórmula de comunicación, dadas las incidencias y retrasos que ocasiona, dificultaba la comunicación de los trabajadores con recursos humanos y ocasiona retrasos en la resolución de las incidencias.
Por ello, si bien la herramienta digital podía implantarse como forma principal para la comunicación y gestión de solicitudes e incidencias, no podía implantarse como forma única y exclusiva atendiendo a las dificultades que genera a los trabajadores: no les permite subir directamente los documentos que fundamentan sus peticiones, teniendo que utilizar medios digitales propios para ello o recurrir al teléfono personal de su mánager; y da respuestas tardías no compatibles con la rapidez, incluso inmediatez, que la respuesta empresarial debe tener, al menos en algunos supuestos.